Um Processo de Implantacao de um ERP(Enterprise Resource Planning), integra as atividades de toda gestão operacional e administrativa da indústria, contemplando toda área de back office, chão de fábrica e seus periféricos.
Você sabia que 69% das pequenas e médias empresas brasileiras consideram usar a tecnologia para otimizar a eficiência do seu negócio? É por isso que é essencial que você entenda sobre a implantação de um sistema ERP nas empresas, pois este tipo de projeto passa por diversas etapas antes mesmo da escolha do fornecedor do software, sendo que o primeiro passo é a identificação do momento certo e os benefícios da adesão ao sistema de gestão.
Temos também os Stakeholder é um termo da língua inglesa que tem como significado “grupo de interesse”. Fazem parte deste grupo pessoas que possuem algum tipo de interesse nos processos e resultados da empresa ou de um projeto
Um dos criadores do termo foi o filósofo Robert Edward Freeman. Ele definia a palavra stakeholder como os grupos que podiam afetar ou serem afetados pelos objetivos da organização.
Esses interesses podem ser, além dos processos e resultados, no planejamento dos projetos ou negócios, de modo positivo ou negativo e gestão de qualidade.
Saiba o passos que devem ser dados antes, durante e depois da implantação de ERP?
De uma maneira geral, existem algumas etapas comuns a todas as empresas que iniciam um projeto de implantação de ERP. Confira a seguir:
Passo 1: Antes de adquirir o ERP, entenda as reais necessidades da organização
Mesmo quando a implantação do ERP ainda é um projeto inicial, ela na verdade já deve ser encarada como um projeto. Isso porque, é fundamental realizar um mergulho na operação para entender processos e rotinas. Só assim é possível levantar as demandas da empresa relacionadas ao sistema.
É importante conhecer fatores como: atividades realizadas por todos os Stakeholder em todos os departamentos, necessidades de integração, custos operacionais que precisam ser reduzidos, quantidade de usuários, planejamentos de expansão para os próximos anos etc.
Como qualquer outra aquisição de tecnologia, também é importante que o projeto do ERP esteja alinhado aos objetivos estratégicos empresariais. Assim, é possível dimensionar com mais exatidão o tipo de software que vai atender.
Passo 2: Escolha o fornecedor adequado
Com um diagnóstico em mãos, o passo seguinte é a escolha de um fornecedor. São muitas as opções no mercado, o que dificulta um pouco a “separação do joio do trigo”.
Alguns pontos podem ser observados para não errar na escolha:
- credibilidade da empresa desenvolvedora;
- clientes que já são atendidos por ela (fazer um benchmarking para verificar o grau de satisfação, por exemplo);
- tipo de tecnologias e métodos incorporados no sistema ofertado;
- qualidade dos serviços de suporte e atualizações etc.
Uma boa empresa desenvolvedora de ERP é aquela que tem com seu cliente uma relação de parceria. Ou seja, que vai além da qualidade técnica do sistema e ajuda a melhorar o projeto e realizar os ajustes necessários para evitar problemas e elevar os resultados.
Passo 3: Adquira a infraestrutura necessária
Em seguida, é necessário realizar a aquisição da infraestrutura de TI que vai suportar o ERP. Isso normalmente já é realizado sob orientação de consultores especializados (a serviço do desenvolvedor do sistema).
Em suma, essa etapa envolve a compra de servidores, máquinas e aplicações que vão proporcionar o melhor ambiente tecnológico para que o ERP rode em sua total potência.
Passo 4: Monte um cronograma de implantação realista
No ritmo acelerado do mundo corporativo, é natural que os gestores queiram finalizar logo os projetos. No entanto, é preciso ser bem pragmático quando se trata da implantação de ERP.
Em conjunto com o fornecedor, estabeleça datas para cada etapa do processo. É melhor demorar um pouco mais do que ter problemas depois que o sistema estiver rodando.
Passo 5: Capacite os usuários da solução
Os futuros usuários devem ser preparados para a implantação do ERP. Isso envolve a conscientização das modificações que serão realizadas na rotina da empresa (gestão da mudança), treinamentos no sistema, testes etc.
Muitos projetos costumam demorar mais porque a capacitação dos profissionais que vão utilizar o ERP não foi planejada com antecedência. É importante não esquecer dessa etapa. Normalmente, é na etapa de treinamento que são realizados ajustes finos que podem elevar a efetividade da solução na operação.
Também é fundamental só colocar o sistema para rodar quando os usuários tiverem sanado todas as suas dúvidas — e realizar um acompanhamento próximo nos primeiros dias.
Passo 6: Entenda os impactos da ferramenta no negócio
Os primeiros meses posteriores à implantação requerem um cuidado estratégico. É nesse início que os impactos na operação são sentidos com mais força. Afinal, trata-se de uma mudança radical.
É interessante observar os impactos que o sistema trouxe ao negócio, especialmente observando indicadores que demonstrem os retornos sobre os investimentos. A solução ajudou a agilizar os processos? Os colaboradores estão produzindo mais e estão mais satisfeitos? Enfim, todas as expectativas tidas antes de colocar o ERP para rodar devem ser observadas de perto.
Passo 7: Estreite o relacionamento com o suporte
O serviço de suporte oferecido pela empresa que desenvolveu o ERP é fundamental para garantir que o sistema se mantenha útil e eficiente. É a ele que os usuários devem recorrer quando encontrarem dificuldades técnicas, por exemplo.
Daí que é importante delimitar o que esperar do suporte, os horários e as situações em que se deve acioná-lo, os meios de fazer isso (telefone, e-mail, chat online etc.) em contrato.
Você está preparado para uma implantação de ERP?
Para finalizar, é interessante ter em mente que a atual dinâmica do mercado já não permite mais operações que não sejam integradas e minimamente automatizadas. Um bom ERP é o mínimo que uma empresa em crescimento necessita.
Sem isso, as sequências lógicas de atividades do negócio se tornam excessivamente morosas e os colaboradores precisam realizar muito trabalho manual para administrá-las.
A qualidade da gestão também pode ser comprometida sem a ajuda de um bom sistema ERP, pois as lideranças terão de buscar dados em diversas aplicações, o que fragmenta a administração. Além de ocupar muito tempo que poderia ser utilizado em tarefas mais estratégicas.
O que você achou das dicas de implantação de ERP? Você tem um projeto em sua empresa? Então entre em contato comigo e veja como posso ajudá-lo!
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